Inúteis. Frustrantes. Longas. Para você ou para alguém do seu time, reuniões podem ser uma das piores partes do trabalho porque gera a sensação de ter perdido tempo. Muita conversa, pouco resultado. Veja como aproveitá-las de forma produtiva.

Sabrina Bezerra, jornalista

Inúteis. Frustrantes. Longas. Para você ou para alguém do seu time, reuniões podem ser uma das piores partes do trabalho porque gera a sensação de ter perdido tempo. Muita conversa, pouco resultado.

Elon Musk, por exemplo, sugere algumas regras, como padrão 25-30, mensagem de voz e evitar reuniões.

Mas para além das dicas do magnata, a executiva Amy Bonsall, em um artigo, listou três tipos de reuniões que vão ajudar você e o seu time a aproveitá-las de forma produtiva. Confira:

1 – REUNIÕES TRANSNACIONAIS

São focadas na execução de tarefas e no cumprimento de metas. Para funcionar, precisa seguir três elementos:

Documentos de trabalho compartilhados: ferramentas em nuvem como Google Docs e Miro facilitam a colaboração em tempo real.

Paridade de tela: todos os participantes, remotos ou presenciais, devem ter acesso igual à informação.

Anfitrião atento: o anfitrião deve monitorar a participação e garantir que todos estejam engajados.

2 – ENCONTROS RELACIONAIS

“Os encontros relacionais têm como objetivo fortalecer nossas conexões”, diz Amy. Na prática, trata-se da construção de relacionamentos e conexões entre os membros da equipe.

3. REUNIÕES ADAPTATIVAS

“As reuniões adaptativas ajudam-nos a abordar temas complexos ou sensíveis onde o processo certo ou o resultado desejado não estão claros desde o início”, escreve ela.

Esses encontros exigem agilidade e sensibilidade. “Os exemplos incluem sessões de estratégia, sprints de inovação, conversas sobre carreira ou como navegar pelo impacto organizacional de uma questão social.”

O que você deve fazer se sua reunião já for todas (ou nenhuma) das opções acima?

As três categorias de reuniões (transacionais, relacionais e adaptativas) são apenas exemplos. Você pode combiná-las ou criar sua própria categoria.

Exemplo:

Local externo: imagine um encontro fora da empresa para construir relacionamentos, discutir estratégias complexas e realizar trabalho. Você pode:

Convidar pessoas que normalmente não se encontrariam.
Reservar tempo para discussões estratégicas.
Usar diferentes espaços para cada tipo de atividade.

Outras opções:

Reuniões informais: nem todas as reuniões precisam ser formais. Às vezes, um bate-papo rápido ou um café juntos podem ser mais eficazes.

Reuniões virtuais: as ferramentas online podem facilitar a conexão com pessoas em diferentes locais. O importante é:

Definir o objetivo da reunião: o que você quer alcançar? Deixar que o objetivo dite a logística: Quando e onde a reunião deve acontecer? Quantas pessoas devem participar?

E lembre-se: em vez de nos concentrarmos em quando e onde nos reuniremos, deveríamos começar explicando por que estamos nos reunindo e deixar que isso dite a logística.